Der erfolgreiche Messeauftritt – Konzept oder Glückssache?

Manche Winzer sind offenbar Glückspilze. Ihr Messestand wird von den begehrtesten Leuten der Branche besucht. Zusätzlich gewinnen sie neue Kontakte – und auch Aufträge. Was machen sie anders als andere?

In den vielen Jahren, in denen ich die VieVinum bereits organisiere, habe ich die Herangehensweise der erfolgreichen Aussteller laufend beobachtet – und analysiert. Etwas Glück mag an deren Erfolg gelegentlich mit im Spiel sein. Doch die Basis dafür legen sie in Aktivitäten außerhalb des Messezeitraums. Oder mit anderen Worten: Nach der Messe ist vor der Messe – und umgekehrt. Wer sich diesen Mechanismus zunutze macht, hat viel gewonnen.

Kontakte pflegen ist die halbe Miete

Messevorbereitung hat heute eine andere Bedeutung als noch vor Jahren. Genügte es einst beispielsweise wenige Wochen vor der VieVinum mit der Einladung bestehender und potenzieller Kunden zu beginnen, haben sich der Bedarf an Aktivitäten sowie Zeitraum und Zeitaufwand dafür deutlich ausgeweitet. Genau genommen sollte man inzwischen permanent seinen Kalender bezüglich wichtiger Präsentationen im Kopf haben, um seine Kontakte ad hoc darauf hinweisen zu können. Wer also in New York oder Hongkong unterwegs ist, bespricht idealer Weise schon die nächsten Möglichkeiten für ein weiteres Treffen. Und es lohnt sich durchaus, zwischendurch in einem persönlich formulierten E-Mail daran zu erinnern. Denn sich auf eine Messe vorzubereiten bedeutet mittlerweile, das ganze Jahr über Kontakte zu pflegen, also von sich aus auf andere zuzugehen. So entsteht Vertrauen und damit Kundenbindung.

Relevante Personen ansprechen

Kundenbindung passiert heute längst nicht nur im großen Stil, sondern vor allem durch kleine Gesten. Etwa indem man gezielt Personen auf das Weingut einlädt – oder sich umgekehrt zum Beispiel in der Gastronomie zeigt und dort Beziehungspflege betreibt. Und beim Besuch von Veranstaltungen reicht es längst nicht mehr, das berühmte „Gesichtsbad“ zu nehmen. Vielmehr geht es darum, mit den für sich relevanten Personen zu sprechen und mit etwas Charme und Fingerspitzengefühl auf sich aufmerksam zu machen. Um sich ins Gespräch zu bringen ist außerdem der regelmäßige Besuch von potenziellen Vertriebspartnern von großer Bedeutung – inklusive smartem Bekunden des Interesses an einer Zusammenarbeit. Je mehr es gelingt, aktiv mit strategisch wichtigen Personen Kontakt zu halten, desto eher werden diese der Einladung zum Besuch des Messestands folgen.

Intelligente Einladungsstrategie

In der Art und Weise seine Kunden einzuladen, vermittelt ein Aussteller den Wert seiner Präsenz auf einer Messe. Keinesfalls darf eine Einladung nebenbei ausgesprochen werden. Viel lohnender ist es, wenn die eingeladene Person das Gefühl hat, dadurch etwas Besonderes zu sein. Die VieVinum ist in diesem Zusammenhang ein sehr gutes Beispiel. Sie ist ein etabliertes Format, das sich als zentrale und international geschätzte Leistungsschau der österreichischen Weinszene positioniert hat. Mit ihrem prachtvollen Ambiente, mitten im historischen Zentrum Wiens gelegen, gilt sie als eine der schönsten Messen überhaupt. Dies sollte auch in der eigenen Haltung beim Aussprechen der Einladung erkennbar sein. Zudem sollte man als Aussteller eine klare Einladungsstrategie haben. Das betrifft zunächst die Verteilung des Ehrenkartenkontingents in Verbindung mit einer klaren Fragestellung: Wohin orientiert sich meine Vertriebspolitik? National oder international, Fachhandel oder Lebensmitteleinzelhandel? Und wer ist im jeweiligen Unternehmen die für mich entscheidende Person? Sind die Ehrenkarten nach diesem Diskurs aufgebraucht, bieten wir als Veranstalter der VieVinum über das Kontingent an Ehrenkarten hinaus die Möglichkeit, weitere Personen zu einem freien oder vergünstigten Besuch einzuladen. Wir verfügen zudem über ein intelligentes Einladungssystem, das ein Reporting der Inanspruchnahme der Einladungen inkludiert. Das heißt, wir verfassen einen Bericht darüber, wer einer Einladung tatsächlich gefolgt ist. Schreiben Sie uns einfach ein E-Mail oder rufen Sie an – wir informieren Sie gerne!


Zusatznutzen Information

Hat man sich für eine Messe angemeldet, gilt es dies natürlich ehest möglich zu kommunizieren. Zunächst über die üblichen Kanäle wie Website, E-Mail Signatur und durch Auflegen der Drucksorten im Verkaufsraum. Die Kommunikation via Social Media und Newsletter sollte ebenfalls genau geplant werden. Sowohl zeitlich als auch inhaltlich. Überlegenswert ist, welchen Zusatznutzen oder Service man für die Social Media Kontakte und die Empfänger des Newsletters inkludieren könnte. Am Beispiel der VieVinum bietet sich etwa der Hinweis an, über den Reiseanbieter Mondial preiswerte Hotelzimmer zu buchen. Auch mit Tipps für Parkmöglichkeiten sowie Empfehlungen für die Abendgestaltung hebt man sich von den üblichen Einladungsformulierungen ab. Gerne können Sie sich diesbezüglich auf der VieVinum-Webseite informieren und bei Fragen steht unser Organisationsteam gerne zur Verfügung.

Möglichkeiten ausschöpfen

Es gibt aber noch wesentlich mehr Serviceleistungen, die Aussteller für sich und ihre Kunden in Anspruch nehmen können. Als Beispiel ist etwa das VieVinum Menü zu erwähnen. Hier pflegen wir seit vielen Jahren eine erfolgreiche Kooperation mit zahlreichen Gastronomen, die im Vorfeld der VieVinum ein Menü mit einem speziellen Weinthema (Rebsorte, Winzer, Gebiet, Stilistik) anbieten. Eine andere Option für Öffentlichkeitsarbeit stellt die vinophile Gestaltung des Stadtbildes der Wiener Innenstadt dar. Im Rahmen eines City Brandings haben bereits zahlreiche traditionelle Unternehmen zugesagt ihre Geschäfte und Auslagen mit einem Weinthema zu schmücken. Wollen Aussteller Teil dieser Kooperation sein, müssen sie lediglich mit uns in Kontakt treten. Genauso freuen wir uns diesbezüglich über Ideen von Seiten der Aussteller und integrieren diese nach Möglichkeit gerne in unsere Promotionsaktivitäten und die Pressearbeit.

Abendprogramm

Nach einem langen Messetag ist das Bedürfnis der Aussteller nach etwas Ruhe verständlich. Dennoch, die Teilnahme an einer Messe bedeutet, jede Chance zu nützen. Daher sollte man sich auch über das Abendprogramm rechtzeitig Gedanken machen. Das kann ein „After-Fair“-Event auf dem Weingut sein, bei dem Außergewöhnliches geboten wird. Genauso bietet sich ein Winemaker’s Dinner an – in einem besonderen Restaurant oder auch an einem ungewöhnlichen Ort. Schließlich geht es darum, gemeinsame Momente zu erzeugen, an die man sich gerne erinnert. Möchte man kein eigenes Abendprogramm gestalten, sollte dennoch die Chance genützt werden, beim Besuch einer Veranstaltung (Winzerparty, diverse Feste und Verkostungen) Kontakte zu pflegen oder zu knüpfen. Denn auch in gelöster Stimmung besteht die Möglichkeit, mit strategisch bedeutenden Personen ins Gespräch zu kommen – und sie für sich zu gewinnen.

Der große Auftritt

Der Beginn einer Messe ist der Moment, um die Früchte der Vorbereitungen zu ernten. Nun muss sich das Image, das man bis dahin aufgebaut hat, auch bestätigen. Als ersten Schritt betrifft dies die Gestaltung des Messestands. Mitglieder von Gebietsvereinigungen profitieren hier durch einen einheitlichen Auftritt mit Wiedererkennungswert – im Gegensatz zu den vielen unterschiedlichen Roll-ups, die für Besucher optisch eher ein Durcheinander darstellen. Als Veranstalter der VieVinum sind wir natürlich an einem hochwertigen Auftritt der Aussteller interessiert, daher laden wir auch ein, mit uns vor Ort die diversen Möglichkeiten zu besprechen. Bestätigung des eigenen Images erfolgt aber auch durch die persönliche Haltung und generell durch das Verhalten am Stand. So vermitteln einfache Gesten wie Pünktlichkeit und persönliche Anwesenheit wichtige Wertschätzung gegenüber den Besuchern. Der erste Schritt, um eine Beziehung aufzubauen. Perfekt vorbereitete Unterlagen – möglichst mehrsprachig – sind außerdem ein Zeichen guter Organisation und sie schaffen Vertrauen. Oftmals wird übersehen, dass auf Messen interessiertes Fragen gewinnbringender ist, als automatisch und ausführlich von sich zu erzählen. Die erhaltenen Informationen von den Besuchern sind ein wichtiger Anhaltspunkt, wenn es später um die Nachbearbeitung geht.

Nach der Messe: Status quo

Sind die Anstrengungen der Messeteilnahme vorüber, nehmen die Aufgaben des Alltags wieder an Dringlichkeit zu. Am besten plant man gerade deshalb noch mindestens einen Tag (oder mehr) ein, um sämtliche Aufzeichnungen zu sortieren und auszuwerten: Wer hat Interesse an welchem Wein gezeigt und welche Bemerkungen dazu gemacht? Wer möchte in die Newsletter-Kartei aufgenommen werden, wer möchte das Weingut besuchen und bei wem sollte man sich zu welchem Zeitpunkt wieder melden? Hat ein Besucher eine Bemerkung gemacht, die der Beachtung bedarf? Oder einen wertvollen Tipp gegeben, für den es sich beizeiten zu bedanken gilt? Aber auch: Wer wäre mir wichtig gewesen, den oder die ich auf der Messe nicht gesehen habe? Welche Möglichkeiten habe ich, um die Begegnung nachzuholen? Und schon ist man wieder in der Phase der Vorbereitung. Und dafür gilt folgendes Sprichwort: „Das Glück trifft die Vorbereiteten.“